在傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理中，公司行政和IT人員都是應(yīng)用Excel工作表格開展的。由于公司前期的資產(chǎn)數(shù)量不多，用這種方法管理行得通。但隨著公司的規(guī)模，這類方法易出現(xiàn)異常，并且還不利于對(duì)資產(chǎn)的履歷開展追溯：比如某個(gè)資產(chǎn)是什么時(shí)候購(gòu)買的，歷史使用人是誰(shuí)，經(jīng)過(guò)哪些變動(dòng)，損壞了是誰(shuí)的責(zé)任、現(xiàn)存地點(diǎn)是在哪里、還剩多久使用年限等等，同時(shí)，這個(gè)方法對(duì)盤點(diǎn)工作開展很不便，常常需要花費(fèi)好些天才能把資產(chǎn)盤點(diǎn)完，最后還要做個(gè)盤點(diǎn)報(bào)表，想想也是夠累的。

  而現(xiàn)在有了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，以上的資產(chǎn)管理問(wèn)題得到了很好的解決：

  1、資產(chǎn)的標(biāo)識(shí)

  在以往，每個(gè)資產(chǎn)的標(biāo)識(shí)，都是靠人工手寫卡片，然后貼上去來(lái)辨別的，工作量大、卡片容易脫落、污染，且一旦資產(chǎn)有了變動(dòng)后就不能實(shí)時(shí)更新，無(wú)法實(shí)時(shí)了解該資產(chǎn)的使用情況。

  而應(yīng)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，可以連接條碼打印機(jī)進(jìn)行資產(chǎn)標(biāo)簽的打印和粘貼，速度快，粘貼牢固，不易污染，結(jié)合PDA手持機(jī)，掃描標(biāo)簽的上條碼，即可實(shí)時(shí)了解當(dāng)前資產(chǎn)使用情況。

  2、資產(chǎn)的日常操作

  在以往，每個(gè)資產(chǎn)的領(lǐng)用/退貨、借用/歸還、調(diào)撥、報(bào)廢、清理等操作，員工都需要去領(lǐng)一個(gè)申請(qǐng)表，填好數(shù)據(jù)后再給到管理員審核，沒(méi)問(wèn)題便可以領(lǐng)用資產(chǎn)和簽字確認(rèn)，同時(shí)資產(chǎn)管理員還需要進(jìn)行手動(dòng)更新這個(gè)資產(chǎn)的狀態(tài)，并保存單據(jù)作為日后追溯。

  而應(yīng)用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，員工可以直接在系統(tǒng)上進(jìn)行資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)，填寫好必要的數(shù)據(jù)后提交，資產(chǎn)管理員便會(huì)收到通知，從而進(jìn)行審核，沒(méi)問(wèn)題便可以把資產(chǎn)給到員工，然后再自動(dòng)更新改資產(chǎn)的使用情況，無(wú)需人工更新，并且這個(gè)記錄會(huì)一直存著，方便日后追溯。

  3、資產(chǎn)的臺(tái)賬和卡片

  在以往，查看資產(chǎn)的情況時(shí)，都是通過(guò)Excel報(bào)表來(lái)查看，篩選起來(lái)麻煩，而且有時(shí)部分資產(chǎn)數(shù)據(jù)會(huì)有問(wèn)題。

  而有了系統(tǒng)后，通過(guò)臺(tái)賬功能，可以讓你實(shí)時(shí)了解到當(dāng)前企業(yè)的資產(chǎn)總量，使用情況、存放地點(diǎn)、使用人、使用狀態(tài)等等，且這些數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)更新的，大大減少了資產(chǎn)數(shù)據(jù)對(duì)不上的問(wèn)題。同時(shí)每個(gè)資產(chǎn)都會(huì)有個(gè)卡片生成，記錄改資產(chǎn)的使用軌跡，包括領(lǐng)用、退回、借用、調(diào)撥等等。

  4、資產(chǎn)的損壞和維修

  每當(dāng)資產(chǎn)出現(xiàn)損壞時(shí)，可以快速知道這個(gè)損壞是誰(shuí)的責(zé)任，然后在系統(tǒng)將這個(gè)資產(chǎn)變?yōu)閾p壞狀態(tài)，形成損壞記錄，再來(lái)進(jìn)行資產(chǎn)的維修。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是從資產(chǎn)損壞到維修完成這個(gè)過(guò)程中，系統(tǒng)都會(huì)進(jìn)行記錄，保證資產(chǎn)的可追溯性。

  5、資產(chǎn)的折舊

  在系統(tǒng)上，可以通過(guò)設(shè)置資產(chǎn)的凈值率、折舊率，然后根據(jù)購(gòu)買時(shí)間來(lái)自動(dòng)算出資產(chǎn)的每個(gè)月折舊金額、累計(jì)折舊、已折舊年份、剩余月數(shù)、凈值、為提折舊額等，減去人工手動(dòng)計(jì)算的工作量，也提高了資產(chǎn)折舊的準(zhǔn)確率。

  6、權(quán)限劃分

  在系統(tǒng)上，可以通過(guò)權(quán)限和部門的劃分，區(qū)分每個(gè)用戶的系統(tǒng)使用功能和管理的資產(chǎn)，從而確保了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，也大大提升了資產(chǎn)的維護(hù)效率。

  7、資產(chǎn)盤點(diǎn)

  在系統(tǒng)上，可以根據(jù)部門、有無(wú)單盤點(diǎn)的條件來(lái)創(chuàng)建盤點(diǎn)單，然后結(jié)合PDA設(shè)備，掃描資產(chǎn)標(biāo)簽上的條碼進(jìn)行盤點(diǎn)，實(shí)時(shí)顯示盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，如果出現(xiàn)盤盈的情況便會(huì)以顏色進(jìn)行區(qū)分，而且支持多次提交，下次盤點(diǎn)便會(huì)從提交后的數(shù)據(jù)開始盤點(diǎn)起，從而大大提升了盤點(diǎn)效率。

  盤點(diǎn)結(jié)束后，可以實(shí)時(shí)生產(chǎn)盤點(diǎn)、盤盈和盤虧報(bào)表，保證實(shí)賬一致。同時(shí)系統(tǒng)支持離線盤點(diǎn)功能，即便在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)的情況下，也能完成盤點(diǎn)任務(wù)。

  由此可見，一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，可以助你解決諸多資產(chǎn)管理問(wèn)題，提升資產(chǎn)使用價(jià)值，節(jié)約資產(chǎn)開支成本，為企業(yè)的發(fā)展注入更多活力。